取引書類の保存



取引書類の保存期間

 企業や事業者の日々の取引には書類がつきものです。
 契約書、請求書、領収書、納品書、売上伝票、仕訳帳etc… あっという間にたまってしまうこのような書類の保存期間はどれ位なのでしょうか。

 帳簿等の保存期間は、税法及び商法で下記の通り定められています。また、書類の保存と場所についても、納税地(通常は本店所在地)か支社・営業所と決められていますので「決算書は会計事務所に預けっ放し」などということのないように御注意下さい。

帳簿書類の種類 *中小法人  大法人 
取引帳簿類 仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳等 7年 7年
決算関係書類等 貸借対照表、損益計算書、棚卸表、各付属明細書、 総勘定元帳等
これら「商業帳簿及び営業に関する重要書類」は商法で10年間の保存が義務づけられています。
証憑書類 [現預金、有価証券関係]
預金通帳、小切手帳控、領収書、借用証、有価証券受渡計算書等
[その他]
請求書、契約書、見積書、注文書等
5年
[棚卸資産の入出庫に係るもの]
納品書、送り状、検収書、貨物受領証等
5年

* 「中小法人」は資本金が1億円以下のもの。個人事業者も要件は中小法人と同様です。

 注意:消費税…本則課税の場合
    帳簿と仕入税額控除の対象となる「請求書等」の両方で7年間保存する必要があります。
    (但し、現物は5年間、最後の2年間は所定の性能を満たすマイクロフィルムでも可)

電子データによる保存

 現在では、経理はコンピュータ処理が一般的になっています。以前はコンピュータの中に取引記録がすべて入っているのにもかかわらず、紙に出力したものしか正式帳簿として認められなかったので、企業は不必要な書類作りを要求されてきました。
 平成10年度の税制改正で、一定の要件を満たして、税務署長の承認をうければ電子データによる保存が認められました。

電子データで保存できるもの
 
 帳簿類…仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳等
 決算関係書類…貸借対照表、損益計算書、勘定科目内訳書等
 請求書・領収書の控…コンピュータで作成し、相手方に交付するもの


電子データで保存する場合の要件

  1. 最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用していること。
    手書きで作成したものをコンピュータに入力したのでは、電子データ保存の対象とはなりません。
  2. データの訂正、削除、追加などの内容を確認できる記録が残ること
  3. 帳簿相互間の関連性を確認できること
  4. 帳簿や書類から明細データが検索できること
  5. ディスプレイやプリンタを備付けて必要に応じて出力できること
  6. コンピュータのシステム設計書等を備付けておくこと。

(20 January, 2000)


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